Jak napisać specyfikację projektu IT?

Specyfikacja to dokument, w którym zbieramy wszystkie najważniejsze kwestie dotyczące projektu IT. Opisujemy w niej cele projektu, terminy realizacji i spis funkcjonalności systemu, aplikacji, strony czy sklepu internetowego. Przygotowując specyfikację z zespołem nasuwają się również pytania dotyczące projektu, które prowadzą do lepszego zrozumienia zadań i potrzeb klienta.

Po co tworzyć specyfikację projektu?

Opracowywanie projektów takich jak strony internetowe, systemy CRM czy aplikacji tak samo jak i ich wycena, muszą być dokładnie przeanalizowane. Jeśli nie poświęcimy odpowiednio dużo czasu na zrozumienie klienta, jego potrzeb, jakie cele chce osiągnąć, to taki projekt prawie zawsze kończy się fiaskiem. Przy większych projektach możemy zaprosić klienta na kilku godzinne warsztaty, na których dokładnie określimy wspólne cele projektu, jakie zasoby firmy będą potrzebne do wykonania zadania oraz przygotujemy spis funkcji jakie mają znaleźć się w aplikacji. Przynosi to obopólne korzyści dla software house’ów jako wykonawcy i klienta, a już tłumaczę dlaczego.

Dzięki specyfikacji, firma programistyczna może przewidzieć ile osób musi zaangażować w projekt, ile czasu potrzebuje na zbudowanie projektu, jak również lepiej oszacować wycenę. Wypisując odpowiednie funkcje, moduły czy cele, tworzy nam się zarys przyszłego produktu.
Ponadto specyfikacja może stanowić (często stanowi) załącznik do umowy, który mówi czego klient może się spodziewać w przyszłym produkcie. Dlatego klientowi również powinno zależeć na budowaniu rzetelnego dokumentu, aby mieć pewność, że jego pomysły nie pozostaną tylko w głowie, a zostaną odpowiednio opisane i wykonane.

Co umieścić w specyfikacji projektu?

Przygotowując specyfikację dla swoich klientów tworzymy dokument, którego głównym zadaniem jest opisanie celu, terminów realizacji, zakresu projektu oraz funkcjonalności, które produkt końcowy będzie posiadać.

Poniżej przedstawię jakie punkty uwzględniamy w specyfikacji projektu:
 1. Wprowadzenie
1.1. Cel dokumentu – opis przyszłego produktu oraz zakres
1.2. Definicje, akronimy i skróty – aby dokładnie określić co mamy na myśli oraz wprowadzić porządek w dokumencie, ustalamy definicję i skróty użyte w dokumencie
1.3. Technologia wykonania aplikacji – na podstawie warsztatów oraz założeń klienta ustalamy wstępnie technologię jakiej możemy użyć przy pracy nad projektem
1.4. Najważniejsze wymagania aplikacji względem serwera – opisujemy co jest potrzebne aby aplikacja działała poprawnie i na jakim środowisku. 
1.5. Warunki techniczne – czyli jakie wymagania musi spełniać sprzęt aby aplikacja działała poprawnie

Po opisaniu głównych założeń przystępujemy do opisu funkcji aplikacji. Jest to najważniejsza część dokumentu, ponieważ przedstawia ona jak będą działać poszczególne funkcjonalności. Tworząc tą część przygotowujemy również makiety / ekrany, aby zwizualizować odbiorcy daną funkcjonalność.
Aplikację, stronę internetową lub dedykowany sklep rozdzielamy na moduły i pokazujemy co użytkownik na danym etapie będzie mógł zrobić.

Poniżej przedstawię opis prostego modułu ofert i w jaki sposób opisujemy poszczególne elementy, zaczynając od priorytetu, przechodząc przez działania jakie można wykonać, a kończąc na tym jaki  użytkownik i z jakim dostępem do aplikacji będzie mógł korzystać z danej funkcji:

2. Moduł aplikacji Oferty
2.1. Priorytet – ustalamy priorytet wykonywania 
2.2. Lista ofert 
2.3. Wyszukiwarka ofert 
2.4. Szczegóły oferty
2.4.1. Obserwowane oferty 
2.4.2. Kontakt z właścicielem oferty
2.5. Lista ofert użytkownika (moje ogłoszenia)
2.5.1. Dodanie oferty 
2.5.2. Edycja oferty
2.5.3. Archiwizacja oferty 
2.5.4. Termin ważności oferty
Do każdego punktu tworzymy opis krok po kroku a wszystko podsumowujemy na makietach lofi.

„Lista ofert wyświetla wszystkie aktualne oferty w bazie danych. Każdy wpis na liście zawiera podstawowe informacje oraz atrybuty oferty. Są to m.in: zdjęcia, nazwy / tytuł oferty, kategorię, cenę, najważniejsze parametry w danej kategorii. Kliknięcie na poszczególną ofertę kieruje użytkownika do szczegółów, gdzie wyświetlone są wszystkie informacje związane z ofertą.”

Szczegóły oferty zawierają wszystkie wprowadzone informację są to:
  • Zdjęcia
  • Główne informacje o ofercie, cenie
  • Parametry oferty: marka, model, przebieg, rok produkcji, rodzaj sprzętu, układ osi, ilość moto godzin, itd…
  • Szczegółowy opis
  • Możliwość skontaktowania się z właścicielem oferty przez formularz kontaktowy lub numer telefonu
  • Możliwość zapytania o kredyt lub leasing
  • Możliwość obserwowania oferty przez innych użytkowników
  • Udostępnianie oferty w portalu Facebook 

Makieta LoFi Specyfikacja

3. Inne informacje
3.1. Panel administracyjny
3.2. Integracja z systemem CRM – jeżeli klient chce abyśmy nowy produkt zintegrowali z zewnętrznymi narzędziami
3.3. Bezpieczeństwo i stabilność działania aplikacji
Czy warto przygotować specyfikację projektu?

Pracując już z wieloma klientami nad stworzeniem przeróżnych dedykowanych aplikacji webowych, zawsze wychodziło to na dobre. Specyfikacja przyczynia się do sukcesu danego projektu, ponieważ jest skarbnicą wiedzy, uwzględniającą rzeczowe i przydatne informację na tematy przyszłego produktu. Powoduje lepsze zrozumienie założeń w dziale wykonawczym tj.: grafików, programistów czy project managerów, lepiej wycenić projekt, a klient wie czego może spodziewać się po produkcie końcowym. Dlatego współpracując z naszymi klientami sami badamy ich potrzeby na warsztatach i przygotowujemy specyfikację, aby uniknąć błędów i nieporozumień podczas pracy.

czytaj więcej

zobacz najnowsze artykuły